Facturación Electrónica... Sabemos realmente qué es?

Cuando escuchamos por primera vez el término facturación electrónica es muy normal pensar en los recibos que nos llegan cuando realizamos una compra por internet, especialmente en sitios web norteamericanos o europeos. Si la persona está relacionada profesionalmente con el mundo informático, muchas veces suele pensar en un proyecto de tecnologías de información demasiado sofisticado, el cual tiene que ver únicamente con el proceso de facturación de una empresa y que es viable exclusivamente en empresas grandes y complejas. Muchas personas que inclusive ya se han relacionado con un proyecto de este tipo o se están preparando para hacerlo, suelen creer que la facturación electrónica es un proyecto complejo, de dudosa rentabilidad, que requiere realizar importantes modificaciones en los sistemas de la empresa, pero que eventualmente genera ciertos beneficios operacionales que vale la pena intentar obtener. En muchos casos es visto sólo como una forma de operar a la que las empresas entran obligadas por las circunstancias y no precisamente por haber detectado sus beneficios tangibles.
Obviamente, existe un pequeño grupo de personas que realmente ha podido constatar muchos de los positivos impactos de la facturación electrónica, después de lo cual prácticamente ya no conciben otra forma de trabajar. Bueno, incluso a estos usuarios avanzados este interesante proyecto les depara constantemente agradables sorpresas, debido a sus tremendas potencialidades.
Qué es entonces la facturación electrónica y qué lo hace un proyecto tan especial y atractivo? Por qué este proyecto se diferencia tanto de otros proyectos de TI y genera tanta adrenalina?
Resulta que las facturas y otros documentos tributarios, pues definitivamente no estamos hablando sólo de facturas, son documentos extremadamente sensibles en Latinoamérica, por el hecho de respaldar las operaciones de recaudación de impuestos por parte de las entidades tributarias, lo que históricamente las ha forzado a implementar mecanismos que ayuden a evitar el fraude sobre estos documentos y consecuentemente, la evasión fiscal. Es fácil entender que en el "mundo de papel", en el cual no existían tecnologías viables para controlar lo anterior, se implementaron mecanismos de control y fiscalización excesivamente costosos y en muchos casos, de dudosa efectividad.
La Internet al acceso de muchos y otras tecnologías como los Certificados Digitales, las cuales permiten garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, evitando que éstos sean modificados en su paso a través de la red, o suplantada la identidad de quien los genera, sumado a la ineficiencia de los procesos tradicionales antes mencionados, generan las condiciones ideales para el surgimiento de la facturación electrónica, prometiendo beneficios para todas las partes.
Pero el potencial de la facturación electrónica no termina aquí, pues resulta que los documentos tributarios prácticamente representan contratos que sustentan las transacciones comerciales entre las empresas, lo que los convierte en instrumentos que conectan a las empresas entre sí y también con otros actores del mercado, por ejemplo, con las entidades financieras. Al convertirse en electrónicos, los documentos tributarios mejoran infinitamente la conexión entre las empresas y generan gran valor a lo largo de todo su ciclo de vida, impactando positivamente la gestión de quienes venden, compran, distribuyen, aprueban, pagan, contabilizan, tributan, soportan técnicamente, atienden a los clientes, auditan, etc.
Y por si fuera poco, las facturas son instrumentos valorizables por las entidades financieras, ya que representan las cuentas por cobrar de las empresas que las emiten. Esto significa que al convertirse en electrónicas y con ello mejorarse exponencialmente los mecanismos para su seguimiento, validación y control, dichas entidades comienzan a preferir las operaciones respaldadas con facturas electrónicas, expresando esta preferencia a través de mejores condiciones de financiamiento para las empresas que trabajan bajo esta modalidad. Y estas son realmente palabras mayores!
Para aprovechar entonces los beneficios que brindan los documentos tributarios electrónicos, surgen soluciones informáticas especializadas en cada uno de los procesos con los cuales estos documentos se relacionan, beneficiando la gestión de sus usuarios, viabilizando los negocios tradicionales y conectando a las empresas en ecosistemas que incorporan a los documentos tributarios electrónicos como una nueva y potente fuente de información para la generación de nuevos tipos de negocios. Todo eso es... Facturación Electrónica.

Obligatoriedad de la Facturación Electrónica

Siempre me ha gustado decir – principalmente con el ánimo de generar espacio para una sana polémica – que no me gustaba la obligatoriedad de la facturación electrónica. Eso parecería una locura viniendo de alguien que se ha dedicado por años a este tema y que sabe que la obligatoriedad puede llegar a ser un aspecto muy relevante en el desarrollo de este tipo de negocio. Sin embargo, no es descabellado tratar de evitar la obligatoriedad y a continuación les explicaré por qué, destacando las tres razones principales en mi opinión:

1. Cuando una empresa es obligada a facturar electrónicamente, el proyecto de implementación, que podría haberse convertido en un proyecto estratégico para la compañía – en caso de que hubiese sido espontáneo –, en el cual se privilegiasen los beneficios logísticos, económicos y comerciales, entre otros, termina convirtiéndose en un proyecto obligatorio, supervisado íntegramente por el área Tributaria de la empresa. No es mi intensión menospreciar las funciones de esta área – al contrario, pues su misión es velar por el cumplimiento estricto de las operaciones en todo lo relacionado con la tributación y eso es más que importante – pero simplemente el proyecto se desvirtúa y en muchos casos se pierde el foco sobre los que deberían ser sus principales objetivos.
   La obligatoriedad expresa los objetivos del Fisco y que hay de los objetivos del contribuyente?
   Claro está que comenzado el proyecto, un buen equipo de consultoría es determinante para transformar esta visión interna de la empresa y darle una mayor importancia estratégica, pero esto en muchos casos no sucede, debido a la dinámica de este tipo de proyectos, a las exigencias del cliente, del Fisco y a los cronogramas estrechos.
   Inclusive, analizando el proyecto desde su misma génesis – la venta del mismo – ya es posible vislumbrar una situación complicada. Al ser obligatoria la facturación electrónica, cuando el equipo de ventas del proveedor de la solución entra en acción, tendrá que enfrentar a una contraparte que no está dispuesta a pagar por “la diferencia” entre una excelente solución de facturación electrónica y otras soluciones simples, pero que hacen lo que el Fisco exige. Conclusión, los clientes terminan eligiendo las soluciones más baratas y después… ya veremos! Muchas veces ni siquiera es posible conversar sobre esto con las personas dentro de la empresa que podrían ver claramente la importancia estratégica del proyecto, ya que éstos simplemente no están invitados al proceso de selección.


2. La segunda razón es la velocidad con la que debe avanzar un proyecto de facturación electrónica cuando es obligatorio – muy alta! -. Resulta que es casi imposible establecer una estrategia de obligatoriedad que no arrastre a miles de contribuyentes en forma masiva, lo que genera una dificultad importantísima y radica en que no habrá suficientes profesionales de consultoría disponibles para atender a todos los potenciales clientes que una iniciativa de este tipo podría generar.
   Esta dificultad puede parecer apenas un problema saludable para los proveedores de soluciones – hay más mercado de lo que ellos podrían abarcar y eso siempre parece ser bueno – pero resulta que esto también estimula la aparición de proveedores se soluciones demasiado simples y hasta malas, las cuales serán inevitablemente adoptadas por miles de clientes – motivados por sus bajos costos –. Esto a su vez generará dificultades en la implementación y en la entrega de los proyectos, generando insatisfacción en el mercado, desmotivación de los clientes y finalmente, lo que es peor, resistencia masiva a adoptar este tipo de soluciones y fuertes críticas al Fisco.


3. Y finalmente, como último motivo por el cual no me gusta la obligatoriedad, podemos destacar que existen suficientes motivaciones en el mercado privado para adoptar espontáneamente este tipo de soluciones. Los contribuyentes, como ya hemos explicado anteriormente, detectarán los beneficios del proyecto, dependiendo de las características propias de su negocio y establecerán un ritmo adecuado para la adopción de esta tecnología. Los ecosistemas de negocios ejercerán su fuerza natural y los proveedores tecnológicos ajustarán sus soluciones para hacerlas más atractivas, económicas y viables, para todo tipo de contribuyente.

Dificultades para la masificación de la Facturación Electrónica

La Facturación Electrónica está demostrando ser un proyecto central en el desarrollo de las economías de los países de Latinoamérica, pero para lograr realmente los ambiciosos objetivos que se propone, debe ser abordado con mucha fuerza, sabiduría y lo más importante, con la visión de que es un “proyecto país”, que involucra a casi todos los actores de la economía y que genera beneficios no sólo tributarios y económicos, sino también sociales y ecológicos.

Después de más de seis años de experiencia en este asunto, las principales trabas que he detectado para la masificación de la facturación electrónica en cualquier país, tienen mucho que ver con las dificultades de las entidades tributarias de implementar un modelo realmente completo y sustentable. Entre estas dificultades se destacan:

• Restricciones y rigidez del marco regulatorio legal;
• Falta de recursos económicos por parte de las Entidades Tributarias;
• Urgencia de implementar un modelo de facturación electrónica en un plazo muy corto, debido a fuertes presiones de los grandes contribuyentes, lo que fuerza la adopción de modelos excesivamente simples y escasamente masificables;
• Desconocimiento de las mejores prácticas y experiencias aplicadas en modelos exitosos;
• Desconocimiento del real potencial del proyecto, lo que no permite realizar un buen plan inicial del proyecto y en consecuencia, impide involucrar a los sponsors y al equipo humano adecuados;
• Poca experiencia existente en las tecnologías avanzadas que deben incorporarse al modelo, lo que genera una lógica resistencia a su adopción;
• Falta de especialización por parte de los actores tecnológicos involucrados en el proyecto; muy pocos cuentan con la experiencia y la tecnología adecuada para abordarlo, ya que es un proyecto extremadamente particular;
• Desconfianza general en el proyecto, debido a experiencias pasadas no exitosas, lideradas por las entidades tributarias.

Durante los últimos dos años he podido debatir muy profundamente con importantes ejecutivos de las autoridades tributarias de varios países que se han abocado a implementar este proyecto y en general coinciden bastante con las dificultades descritas anteriormente.

He podido notar también que estas dificultades suelen convertirse en una suerte de callejón sin salida, pues combinadas varias de ellas entre sí, pueden dificultar tanto los proyectos que inclusive pueden llegar a inviabilizarlos.

Imaginemos por ejemplo, una autoridad tributaria muy presionada por el sector privado para promover un modelo de facturación electrónica, lo que puede obligarla a implementar una primera versión excesivamente simple del modelo, pretendiendo mejorarlo posteriormente. Sumemos a esto a una rigidez del marco regulatorio legal, que obstaculice el dinamismo con que este tipo de reglamentaciones debe evolucionar, especialmente una reglamentación que haya nacido demasiado sencilla. Estos dos factores provocan la existencia muy prolongada de un modelo de facturación electrónica demasiado simple y consecuentemente poco exitoso, lo que inevitablemente afectará la credibilidad de la autoridad tributaria sobre su capacidad para implementar este tipo de proyectos y para realizar los necesarios ajustes que éste requiere. Desafortunadamente esto ya ha ocurrido varias veces.

Asesorando recientemente a la autoridad tributaria de uno de estos países, recuerdo que la persona encargada del proyecto me comentó que debido a que ellos se encontraban desarrollando un proyecto mucho más ambicioso y abarcador en el ámbito tributario, habían decidido lanzar una primera versión muy simple de la facturación electrónica, con la cual esperaban satisfacer a los principales contribuyentes que llevaban varios años abogando por este proyecto. Entonces le respondí que a esos contribuyentes – varios ya habían sido visitados previamente por nuestra empresa – les había gustado bastante la primera versión de dicha reglamentación, pero que contrario a lo que podría pensarse, no la adoptarían aún pues creían que ésta podría ser mejorada ostensiblemente con sólo algunas adecuaciones menores y esperarían a que esto ocurriese. Dicho de otra forma, ya que habían conseguido un avance importante de parte de la autoridad tributaria, ahora presionarían mucho más fuerte para lograr esas adecuaciones al modelo, las cuales eran imprescindibles para obtener los beneficios que verdaderamente ellos se habían propuesto. Y terminé diciéndoles a los ejecutivos de la autoridad tributaria – muy respetuosa y humildemente – que probablemente ellos no entendían la total dimensión del camino que habían iniciado y que quizás habría sido preferible lanzar un modelo un poco más completo, aunque ciertamente más demorado.

Otra de las dificultades más recurrentes es la carencia de empresas privadas especializadas en este tipo de proyectos, lo que ha forzado a la mayoría de las autoridades tributarias latinoamericanas a enfrentarlo con muy poco apoyo de proveedores externos realmente conocedores de este asunto. Esta situación nos motivó a comenzar a asesorar a las autoridades tributarias sobre las mejores prácticas en este proyecto y posteriormente, también comenzamos a proponerles la tecnología para implementar sus propias plataformas. En fin, nos dimos cuenta de que el escaso conocimiento generalizado que existe sobre estos temas comenzaba a jugarnos en contra en nuestro negocio tradicional – la implementación de soluciones para empresas privadas –, ya que los modelos excesivamente simples, carentes del enfoque y la tecnología adecuados, terminan inhibiendo a las empresas a adoptarlos, lo que constituye un gran “freno de mano” para el proyecto en general.

Por otro lado, el desconocimiento de las mejores prácticas y experiencias aplicadas en modelos exitosos, es probablemente la principal dificultad para la implementación de nuevos modelos, lo que evidencia la carencia de literatura especializada al respecto. Inclusive, en varias de las asesorías que realizamos noté que a pesar de que los ejecutivos de las autoridades tributarias de los países que estaban implementando modelos nuevos de facturación electrónica, habían consultado a representantes de autoridades tributarias con experiencias exitosas, es muy común que en dichas conversaciones no trasciendan varios de los aspectos más relevantes de los modelos exitosos.

Algunas veces, las experiencias pasadas sin éxito suelen pesar demasiado y la desconfianza que estas generan frena la realización del proyecto. Así ocurrió en el caso de Chile, donde algunos años antes de iniciarse el proyecto definitivo, se había realizado un intento poco exitoso – principalmente debido a la poca idoneidad de tecnologías existentes en aquel entonces –, lo que provocó la demora en la toma de decisión de realizar el proyecto cuando posteriormente sí estaban dadas las condiciones para su éxito.